Як позбавитися від метушні

Як позбавитися від метушні

Пора відкидати усі непотрібні справи і займатися тільки тим, на що дійсно хочеться витратити життя. Як розставити пріоритети, стати вільніше і щасливіше?

Новий підхід до справ і обов'язків, про яке розповідає письменник Грег МакКеон в книзі "Эссенциализм", вже допоміг багатьом людям розставити пріоритети, стати вільніше і щасливіше. Найважливіший принцип эссенциалиста — відкидати усі непотрібні справи і займатися тільки тим, на що дійсно хочеться витратити життя. Ну а якщо ви вже викреслили усе зайве і вибрали для себе найважливіше, то вам варто більше дізнатися про другий принцип: завжди готуйтеся до форс-мажору. Це дозволить справлятися з обов'язками вчасно і без зайвої метушні.


Навіщо нам буфер?

Наш світ складений і непередбачуваний. Ніколи не знаєш напевно, що по дорозі на роботу не застрягнеш в пробці, що рейс до потрібного міста не відмінять, що не посковзнешся і не зламаєш ногу. Ті ж проблеми очікують нас і на роботі. Постачальник може затримати доставку, колега — допустити помилку, а клієнт — несподівано поміняти увесь проект.

Як краще поступати: реагувати на події, що вже відбулися, або готуватися до випадковостей заздалегідь? Відповідь очевидна: необхідно створювати буфер, який допоможе не втратити контроль над ситуацією навіть в самих екстремальних умовах.  У прямому розумінні буфер — це елемент,  пом'якшувальний удар при зіткненні двох деталей механізму.  У переносному — проміжна ланка, що ослабляє силу якої-небудь протидії або зіткнення.

Не варто сподіватися на краще і говорити: "На це піде лише п'ять хвилин", "Проект буде готовий до п'ятниці", "Я напишу книгу за рік". З вами обов'язково станеться щось непередбачене, і на роботу знадобиться більше часу. Доведеться працювати ночами,  халтурити, здавати незавершений проект або зовсім зірвати терміни. Заглядайте вперед. Плануйте. Готуйтеся до форс-мажору. Загалом, створюйте буфер між собою і несподіваними обставинами.

Готуйтеся ретельно

Починайте працювати над проектом відразу, а не тоді, коли вже підтискають терміни. Так ви убережете себе від перенапруження і якісніше виконаєте роботу. Крім того, будете упевнені, що навіть при появі додаткових навантажень або інших форс-мажорних ситуацій здасте проект вчасно, тому що заздалегідь добре підготувалися.

Наступного разу, коли не захочете думати про можливі неприємності і як слід підготуватися до них, згадаєте: хороша підготовка врятувала Амундсена і його команду. Руаль Амундсен і Роберт Скотт переслідували одну мету — першим з людей дістатися до найпівденнішої точки планети. Але Амундсен був готовий до будь-якої складності, яку міг представити, а Скотт сподівався на краще. Наприклад, він узяв з собою в дорогу тільки один термометр і прийшов в лють, коли той зламався. У Амундсена термометрів було чотири. Скотт узяв мало їжі і помітив проміжний табір лише одним прапором. Амундсен розставив цілих 20 розпізнавальних знаків у багатьох милях від табору. Поки Скотт сподівався на ідеальний збіг обставин, Амундсен створював собі буфер. У результаті Амундсен досяг мети, а Скотт загинув разом з усією командою.

Вам треба більше часу!

Багато хто недооцінює, яка кількість часу у них піде на те або інше завдання; часто це відбувається, навіть якщо людина вже виконувала цю роботу раніше. Це явище називають помилкою планування. У одному дослідженні студентів попросили відповісти, скільки часу, на їх думку, займе написання дипломної роботи. За умови, що все йтиме настільки добре, наскільки взагалі можливо, середній термін склав 27,4 дня. За умови, що все йтиме настільки погано, наскільки це можливо, студенти називали середню цифру в 48,6 дня. Насправді середній час роботи над дипломом склав 55,5 дня.

Одне з пояснень помилки планування — соціальний тиск. Дослідники помітили, що якщо дозволити людині оцінити час на виконання завдання анонімно, він, швидше за все, не помилиться. Ми попросту боїмося визнатися таким, що оточує,  що  навряд чи виконаємо завдання у встановлений термін.

А результат такий: ми не приходимо на зустрічі вчасно, зриваємо терміни, спізнюємося з оплатою рахунків. Стрес в цьому випадку неминучий, хоча можна було б зробити все легко і просто. Якщо хочете уникнути помилок планування, завжди, розраховуючи час, додайте до нього ще 50 %. Припускаєте, що зустріч продовжиться година — розраховуйте на півтора; збираєтеся збігати в магазин за десять хвилин — плануйте п'ятнадцять. Ви не лише заощадите нерви, але і отримаєте перевагу, якщо впораєтеся із завданням раніше.


Позбавляйтеся від перешкод

Ми не можемо передбачати всього, але цілком здатні виграти трохи часу, який згодиться при появі несподіваних обставин. Щоб справа пішла швидше, визначите конкретну мету, до якої ви прагнете. Подумайте, якого результату ви повинні добитися, щоб вирішити, що справа виконана. Наприклад, в три години дня вам треба покласти звіт на стіл начальника. А тепер постарайтеся зрозуміти, що може перешкодити вам впоратися з роботою.

Перфекціонізм, недолік інформації, відволікаючі розмови колег. Складіть список таких перешкод. Наступний крок: позбавтеся від них. Перестаньте прагнути до досконалості, зберіть потрібні дані, підіть в тихе місце — і приступайте до справи. Тепер все повинно пройти гладко. В усякому разі, ваш буфер буде надійніший, якщо вам перестануть заважати прикрі дрібниці.

Плануйте сценарії

Розробіть для себе стратегію менеджменту ризиків. У кожного, хто намагається створити буфер, має бути план дій для захисту від можливих форс-мажорів.

Подумайте про найважливішого для вас робітника або особистий проект, а потім запитайте себе: з якими ризиками він пов'язаний? Яким буде результат у гіршому разі? Яке соціальне значення матиме цей проект? До яких фінансових наслідків він приведе? Яким чином ви можете інвестувати кошти, щоб найефективніше понизити риски і зміцнити фінансову або соціальну сторону власного життя?

Відповідь на останнє питання підкаже, який буфер вам потрібний. Можливо, треба збільшити бюджет на 20 %, найняти піарника для спілкування з пресою або організувати засідання правління, щоб переконатися, що проект задовольняє усім вимогам акціонерів. Тільки так ви зможете захистити себе від несподіванок.


Надрукувати